Kończące działalność lub likwidowane firmy nie dbają o kartoteki płacowe byłych pracowników. Sami pracownicy nie gromadzą dokumentów potwierdzających wysokość zarobków i czas zatrudnienia. Kłopoty pojawiają się wtedy gdy przymierzają się do przejścia na emeryturę. Bez kompletu dokumentów ZUS nie może naliczyć kapitału początkowego, co skutkuje wyliczeniem znacznie niższej kwoty comiesięcznej wypłaty niż się tego spodziewa przyszły emeryt.